Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Ujian Susulan di Program Studi Kesejahteraan Sosial:

Layanan ujian susulan di Program Studi Kesejahteraan Sosial, FISIP UMM, disediakan bagi mahasiswa yang, dengan alasan yang sah, tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadwal. Layanan ini memungkinkan mahasiswa untuk mengikuti ujian yang terlewat di waktu yang lain, asalkan mereka mengikuti prosedur yang benar dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

Kriteria untuk Mendapatkan Ujian Susulan:

1. Masalah Kesehatan
   Mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian karena sakit harus menyediakan surat keterangan dokter dari dokter berlisensi atau rumah sakit yang menyatakan ketidakmampuan mereka untuk mengikuti ujian.

2. Kegiatan Akademik atau Non-Akademik Resmi
   Mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan resmi seperti lomba, magang, pertukaran pelajar, atau kegiatan lain yang diakui oleh universitas dapat mengajukan ujian susulan dengan bukti keikutsertaan, seperti surat tugas resmi.

3. Kedaruratan Keluarga
   Mahasiswa yang menghadapi situasi keluarga mendesak, seperti kematian dalam keluarga, pernikahan, atau keperluan penting lainnya dapat mengajukan ujian susulan dengan melampirkan dokumen atau sertifikat pendukung.

4. Kecelakaan atau Keadaan Tak Terduga
   Mahasiswa yang mengalami kecelakaan atau keadaan darurat yang tak terduga (seperti bencana alam) dapat meminta ujian susulan dengan bukti yang sesuai, seperti laporan polisi atau laporan medis.

5. Keadaan Khusus
   Dalam kasus tertentu, pertimbangan khusus dapat diberikan kepada mahasiswa yang mengalami kondisi pribadi tertentu yang mencegah mereka mengikuti ujian sesuai jadwal. Hal ini membutuhkan persetujuan dari Ketua Program Studi dan bukti pendukung.

SOP Layanan Ujian Susulan:

1. Pengajuan Permohonan oleh Mahasiswa
   Mahasiswa harus mengajukan permohonan ujian susulan ke kantor administrasi program studi atau melalui sistem akademik online. Permohonan harus diajukan dalam 3 hari setelah ujian yang terlewat. Formulir ini harus mencantumkan detail mahasiswa (nama, NIM, kode mata kuliah, dan dosen), tanggal ujian yang terlewat, serta alasan ketidakhadiran.

2. Melampirkan Dokumen Pendukung
   Mahasiswa wajib menyertakan dokumen pendukung untuk memvalidasi alasan ketidakhadiran ujian. Ini termasuk surat keterangan dokter untuk alasan kesehatan, surat resmi untuk kegiatan akademik/non-akademik, atau dokumen relevan lainnya untuk situasi keluarga atau keadaan darurat.

3. Pemeriksaan Awal oleh Administrasi
   Staf administrasi akan memeriksa kelengkapan berkas yang diajukan oleh mahasiswa. Jika ada dokumen yang kurang, mahasiswa akan diberi tahu dan diberi waktu untuk melengkapi berkas yang diperlukan.

4. Persetujuan oleh Dosen dan Ketua Program Studi
   Permohonan akan diteruskan kepada dosen pengampu mata kuliah untuk disetujui. Dosen akan menilai apakah alasan yang diajukan sah dan menentukan apakah mahasiswa berhak mengikuti ujian susulan. Persetujuan akhir diberikan oleh Ketua Program Studi.

5. Penjadwalan Ujian Susulan
   Setelah permohonan disetujui, administrasi akan berkoordinasi dengan dosen dan mahasiswa untuk menjadwalkan ujian susulan. Tanggal ujian harus diatur dalam 7 hari setelah persetujuan, kecuali ada keadaan khusus yang disepakati.

6. Pemberitahuan Jadwal Ujian
   Mahasiswa akan menerima pemberitahuan mengenai jadwal ujian susulan, termasuk waktu dan lokasi ujian. Mahasiswa diharuskan mengonfirmasi ketersediaan mereka untuk mengikuti ujian pada jadwal yang telah ditentukan.

7. Pelaksanaan Ujian Susulan
   Ujian susulan akan dilaksanakan dengan kondisi dan panduan yang sama seperti ujian reguler. Format ujian (tertulis, lisan, atau praktikum) akan tetap sesuai dengan ujian asli.

8. Penilaian dan Pencatatan Hasil
   Setelah ujian susulan selesai, dosen akan menilai ujian dan menyerahkan hasilnya ke administrasi akademik. Hasil ujian susulan akan dicatat dalam transkrip akademik mahasiswa sebagai bagian dari proses penilaian reguler.

Pedoman Penting:

• Pengajuan Tepat Waktu: Pengajuan ujian susulan harus dilakukan tidak lebih dari 3 hari setelah ujian yang terlewat. Pengajuan yang terlambat mungkin tidak dipertimbangkan kecuali ada alasan yang sah.
• Kesempatan Sekali: Mahasiswa umumnya hanya diperbolehkan satu kesempatan untuk mengikuti ujian susulan untuk mata kuliah tertentu. Jika mahasiswa tidak hadir pada ujian susulan tanpa alasan yang sah, mereka akan menerima nilai gagal untuk ujian tersebut.
• Tanggung Jawab Penjadwalan: Mahasiswa bertanggung jawab untuk memastikan mereka mengikuti jadwal ujian susulan yang telah ditetapkan.

Dengan mengikuti SOP ini, Program Studi Kesejahteraan Sosial memastikan bahwa mahasiswa yang melewatkan ujian karena alasan yang sah memiliki kesempatan untuk menyelesaikan penilaian mereka tanpa mengganggu progres akademik mereka. Proses ini dirancang untuk adil, transparan, dan mendukung kebutuhan mahasiswa sambil menjaga integritas akademik.