Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Pengesahan Dokumen di Program Studi Kesejahteraan Sosial, FISIP UMM:

1. Pendaftaran dan Pengajuan Dokumen 

Mahasiswa yang membutuhkan pengesahan dokumen wajib melakukan pendaftaran di bagian administrasi prodi atau secara online, tergantung pada kebijakan yang berlaku. Dokumen yang perlu disahkan harus diserahkan dalam bentuk cetak atau digital sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

2. Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen 

Staf administrasi akan memeriksa kelengkapan dan validitas dokumen yang diajukan. Dokumen yang harus lengkap meliputi nama, nomor induk mahasiswa (NIM), dan semua informasi yang diperlukan dalam dokumen tersebut.

3. Verifikasi oleh Bagian Akademik 

Setelah pemeriksaan awal, dokumen akan diverifikasi oleh bagian akademik untuk memastikan data yang tercantum sesuai dengan catatan akademik mahasiswa. Proses verifikasi ini penting untuk menghindari kesalahan informasi yang bisa berdampak pada administrasi selanjutnya.

4. Pengesahan oleh Ketua Program Studi atau yang Berwenang 

Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan valid, dokumen tersebut diserahkan kepada Ketua Program Studi atau pejabat yang berwenang untuk disahkan. Pengesahan ini biasanya berupa tanda tangan dan cap resmi dari prodi.

5. Pengambilan Dokumen 

Mahasiswa dapat mengambil dokumen yang telah disahkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jika pengajuan dilakukan secara online, dokumen yang telah disahkan bisa diambil langsung di kantor prodi atau diunduh dalam format digital jika tersedia.

6. Penyimpanan Arsip 

Salinan dokumen yang disahkan akan disimpan di bagian arsip untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang. Proses penyimpanan ini mengikuti prosedur yang berlaku untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen.

Dokumen yang Disahkan oleh Program Studi Kesejahteraan Sosial FISIP UMM :

1. Surat Keterangan Aktif Kuliah

Surat ini digunakan untuk menyatakan bahwa mahasiswa masih aktif mengikuti perkuliahan di Program Studi Kesejahteraan Sosial.

2. Surat Keterangan Lulus 

Dokumen ini menyatakan bahwa mahasiswa telah menyelesaikan seluruh kewajiban akademiknya dan dinyatakan lulus oleh program studi.

3. Transkrip Nilai Sementara 

Dokumen ini memberikan rincian nilai sementara mahasiswa yang dapat digunakan untuk keperluan tertentu, seperti pendaftaran beasiswa atau magang.

4. Surat Izin Penelitian 

Surat ini diperlukan oleh mahasiswa yang akan melakukan penelitian, baik untuk tugas akhir (skripsi) maupun proyek akademik lainnya.

5. Surat Rekomendasi 

Surat yang diberikan oleh program studi untuk mendukung aplikasi beasiswa, program magang, atau pekerjaan yang diajukan oleh mahasiswa.

6. Surat Keterangan Pindah Studi 

Surat ini digunakan jika mahasiswa mengajukan perpindahan studi, baik antar program studi di dalam universitas maupun ke universitas lain.

7. Surat Keterangan Bebas Akademik 

Dokumen ini menyatakan bahwa mahasiswa telah menyelesaikan seluruh tanggung jawab akademik, seperti mengumpulkan tugas akhir atau menyelesaikan ujian komprehensif.

8. Kartu Rencana Studi (KRS) 

Dokumen yang berisi daftar mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester berjalan, yang perlu disahkan oleh prodi setelah mahasiswa memilih mata kuliah.

9. Kartu Hasil Studi (KHS) 

Dokumen yang memuat hasil nilai1 mahasiswa selama satu semester, yang juga bisa disahkan untuk keperluan beasiswa, pendaftaran kerja, atau kebutuhan administrasi lainnya.

Proses pengesahan ini memastikan bahwa semua dokumen yang dikeluarkan oleh Program Studi Kesejahteraan Sosial FISIP UMM valid, resmi, dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan akademik serta administratif.