Selamat datang di Layanan Administrasi Program Studi Kesejahteraan Sosial. Kami hadir untuk memfasilitasi kebutuhan administrasi akademik Anda, termasuk layanan pengesahan dokumen, perizinan kuliah, serta pengajuan ujian susulan. Dengan layanan yang cepat dan efisien, kami berkomitmen untuk mendukung kelancaran proses akademik Anda dan memastikan semua kebutuhan administratif dapat terpenuhi sesuai dengan prosedur yang berlaku. Silakan hubungi kami untuk informasi lebih lanjut atau bantuan terkait proses administrasi di Program Studi Kesejahteraan Sosial.
A. PENGESAHAN DOKUMEN PRODI KESEJAHTERAAN SOSIAL
A.1. Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Pengesahan Dokumen di Program Studi Kesejahteraan Sosial, FISIP UMM:
- Pendaftaran dan Pengajuan Dokumen
Mahasiswa yang membutuhkan pengesahan dokumen wajib melakukan pendaftaran di bagian administrasi prodi atau secara online, tergantung pada kebijakan yang berlaku. Dokumen yang perlu disahkan harus diserahkan dalam bentuk cetak atau digital sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
- Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen
Staf administrasi akan memeriksa kelengkapan dan validitas dokumen yang diajukan. Dokumen yang harus lengkap meliputi nama, nomor induk mahasiswa (NIM), dan semua informasi yang diperlukan dalam dokumen tersebut.
- Verifikasi oleh Bagian Akademik
Setelah pemeriksaan awal, dokumen akan diverifikasi oleh bagian akademik untuk memastikan data yang tercantum sesuai dengan catatan akademik mahasiswa. Proses verifikasi ini penting untuk menghindari kesalahan informasi yang bisa berdampak pada administrasi selanjutnya.
- Pengesahan oleh Ketua Program Studi atau yang Berwenang
Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan valid, dokumen tersebut diserahkan kepada Ketua Program Studi atau pejabat yang berwenang untuk disahkan. Pengesahan ini biasanya berupa tanda tangan dan cap resmi dari prodi.
- Pengambilan Dokumen
Mahasiswa dapat mengambil dokumen yang telah disahkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jika pengajuan dilakukan secara online, dokumen yang telah disahkan bisa diambil langsung di kantor prodi atau diunduh dalam format digital jika tersedia. - Penyimpanan Arsip
Salinan dokumen yang disahkan akan disimpan di bagian arsip untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang. Proses penyimpanan ini mengikuti prosedur yang berlaku untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen.
A.2. Dokumen yang Disahkan oleh Program Studi Kesejahteraan Sosial FISIP UMM
- Surat Keterangan Aktif Kuliah
Surat ini digunakan untuk menyatakan bahwa mahasiswa masih aktif mengikuti perkuliahan di Program Studi Kesejahteraan Sosial.
- Surat Keterangan Lulus
Dokumen ini menyatakan bahwa mahasiswa telah menyelesaikan seluruh kewajiban akademiknya dan dinyatakan lulus oleh program studi.
- Transkrip Nilai Sementara
Dokumen ini memberikan rincian nilai sementara mahasiswa yang dapat digunakan untuk keperluan tertentu, seperti pendaftaran beasiswa atau magang.
- Surat Izin Penelitian
Surat ini diperlukan oleh mahasiswa yang akan melakukan penelitian, baik untuk tugas akhir (skripsi) maupun proyek akademik lainnya.
- Surat Rekomendasi
Surat yang diberikan oleh program studi untuk mendukung aplikasi beasiswa, program magang, atau pekerjaan yang diajukan oleh mahasiswa.
- Surat Keterangan Pindah Studi
Surat ini digunakan jika mahasiswa mengajukan perpindahan studi, baik antar program studi di dalam universitas maupun ke universitas lain.
- Surat Keterangan Bebas Akademik
Dokumen ini menyatakan bahwa mahasiswa telah menyelesaikan seluruh tanggung jawab akademik, seperti mengumpulkan tugas akhir atau menyelesaikan ujian komprehensif.
- Kartu Rencana Studi (KRS)
Dokumen yang berisi daftar mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester berjalan, yang perlu disahkan oleh prodi setelah mahasiswa memilih mata kuliah.
- Kartu Hasil Studi (KHS)
Dokumen yang memuat hasil nilai1 mahasiswa selama satu semester, yang juga bisa disahkan untuk keperluan beasiswa, pendaftaran kerja, atau kebutuhan administrasi lainnya.
Proses pengesahan ini memastikan bahwa semua dokumen yang dikeluarkan oleh Program Studi Kesejahteraan Sosial FISIP UMM valid, resmi, dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan akademik serta administratif.
B. PERIZINAN KULIAH PRODI KESEJAHTERAAN SOSIAL
B.1. Layanan Perizinan Tidak Mengikuti Kuliah di Program Studi Kesejahteraan Sosial:
Layanan perizinan tidak mengikuti kuliah di Program Studi Kesejahteraan Sosial, FISIP UMM, merupakan layanan yang diberikan kepada mahasiswa yang tidak dapat mengikuti perkuliahan untuk sementara waktu karena alasan tertentu. Mahasiswa yang memenuhi syarat dapat mengajukan izin resmi untuk absen dari kuliah dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
B.2. Kategori yang Diperbolehkan untuk Mendapatkan Izin Tidak Mengikuti Kuliah
- Sakit
Mahasiswa yang tidak dapat mengikuti kuliah karena alasan kesehatan, baik sakit ringan maupun berat, dapat mengajukan izin dengan melampirkan surat keterangan dari dokter atau rumah sakit. - Kegiatan Akademik atau Non-Akademik Resmi
Mahasiswa yang mengikuti kegiatan yang diselenggarakan oleh kampus atau institusi eksternal yang mendukung kegiatan akademik atau prestasi non-akademik, seperti lomba, seminar, magang, atau program pertukaran pelajar, bisa mengajukan izin. - Kepentingan Keluarga
Izin dapat diberikan untuk mahasiswa yang memiliki kepentingan keluarga mendesak, seperti acara keluarga penting, pernikahan, atau musibah keluarga, dengan melampirkan bukti pendukung. - Musibah atau Keadaan Darurat
Izin diberikan kepada mahasiswa yang mengalami musibah, kecelakaan, atau keadaan darurat yang membutuhkan perhatian segera, misalnya bencana alam atau kecelakaan pribadi. - Keperluan Khusus
Dalam beberapa kasus tertentu, izin juga dapat diberikan kepada mahasiswa yang mengalami kondisi khusus seperti menjalani terapi jangka panjang atau tanggung jawab sosial mendesak, dengan disertai bukti dan persetujuan dari pihak berwenang.
B.3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Perizinan Tidak Mengikuti Kuliah:
- Pengajuan Izin oleh Mahasiswa
Mahasiswa yang ingin mengajukan izin harus mengisi formulir permohonan izin tidak mengikuti kuliah yang tersedia di bagian administrasi atau melalui sistem online. Formulir ini harus mencantumkan alasan yang jelas dan rinci. - Melampirkan Dokumen Pendukung
Mahasiswa wajib melampirkan dokumen pendukung sesuai dengan kategori izin yang diajukan. Dokumen ini bisa berupa surat keterangan dokter (untuk alasan kesehatan), surat undangan (untuk kepentingan keluarga), atau surat tugas (untuk kegiatan resmi). - Pemeriksaan Kelengkapan Berkas oleh Administrasi
Bagian administrasi akan memeriksa kelengkapan berkas yang diajukan mahasiswa. Jika ada kekurangan, mahasiswa akan diberi kesempatan untuk melengkapi dokumen tersebut. - Persetujuan oleh Dosen Pengampu dan Ketua Program Studi
Setelah berkas lengkap, permohonan akan diteruskan kepada dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan untuk mendapatkan persetujuan. Dosen pengampu akan menilai apakah alasan yang diajukan bisa diterima. Persetujuan akhir kemudian diberikan oleh Ketua Program Studi. - Pemberitahuan Hasil Izin
Setelah disetujui, mahasiswa akan menerima pemberitahuan melalui email atau sistem informasi akademik mengenai status perizinan mereka. Jika izin ditolak, mahasiswa akan diberi alasan penolakan dan panduan lebih lanjut. - Penyimpanan Arsip Izin
Salinan izin yang sudah disetujui akan disimpan oleh bagian administrasi untuk keperluan dokumentasi dan referensi di kemudian hari. - Pengaturan Penggantian Kuliah atau Tugas
Mahasiswa yang telah mendapatkan izin resmi tidak mengikuti kuliah harus mengoordinasikan dengan dosen pengampu terkait cara penggantiannya, seperti menyelesaikan tugas tambahan, ujian susulan, atau tugas mandiri.
B.4. Durasi Izin dan Syarat Tambahan
- Izin jangka pendek: Untuk satu atau dua sesi perkuliahan, cukup dengan surat keterangan yang relevan.
- Izin jangka panjang: Jika izin diperlukan untuk waktu yang lebih lama (misalnya, satu minggu atau lebih), mahasiswa perlu memberikan informasi lebih rinci dan mungkin diwajibkan untuk melaporkan perkembangan kondisi mereka secara berkala.
B.5. Catatan Penting
- Izin tidak mengikuti kuliah tidak secara otomatis mengecualikan mahasiswa dari kewajiban akademik. Mahasiswa tetap bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas atau materi yang tertinggal sesuai kesepakatan dengan dosen pengampu.
- Pengajuan izin harus dilakukan sebelum waktu perkuliahan yang akan dilewati, kecuali dalam situasi darurat yang tidak bisa diprediksi.
Dengan adanya SOP ini, layanan perizinan di Program Studi Kesejahteraan Sosial diharapkan berjalan tertib dan mahasiswa dapat memperoleh hak mereka dengan tetap memenuhi kewajiban akademik.
C. UJIAN SUSULAN PROGRAM STUDI KESEJAHTERAAN SOSIAL
C.1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Ujian Susulan di Program Studi Kesejahteraan Sosial:
Layanan ujian susulan di Program Studi Kesejahteraan Sosial, FISIP UMM, disediakan bagi mahasiswa yang, dengan alasan yang sah, tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadwal. Layanan ini memungkinkan mahasiswa untuk mengikuti ujian yang terlewat di waktu yang lain, asalkan mereka mengikuti prosedur yang benar dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.
C.2. Kriteria untuk Mendapatkan Ujian Susulan:
- Masalah Kesehatan
Mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian karena sakit harus menyediakan surat keterangan dokter dari dokter berlisensi atau rumah sakit yang menyatakan ketidakmampuan mereka untuk mengikuti ujian. - Kegiatan Akademik atau Non-Akademik Resmi
Mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan resmi seperti lomba, magang, pertukaran pelajar, atau kegiatan lain yang diakui oleh universitas dapat mengajukan ujian susulan dengan bukti keikutsertaan, seperti surat tugas resmi. - Kedaruratan Keluarga
Mahasiswa yang menghadapi situasi keluarga mendesak, seperti kematian dalam keluarga, pernikahan, atau keperluan penting lainnya dapat mengajukan ujian susulan dengan melampirkan dokumen atau sertifikat pendukung. - Kecelakaan atau Keadaan Tak Terduga
Mahasiswa yang mengalami kecelakaan atau keadaan darurat yang tak terduga (seperti bencana alam) dapat meminta ujian susulan dengan bukti yang sesuai, seperti laporan polisi atau laporan medis. - Keadaan Khusus
Dalam kasus tertentu, pertimbangan khusus dapat diberikan kepada mahasiswa yang mengalami kondisi pribadi tertentu yang mencegah mereka mengikuti ujian sesuai jadwal. Hal ini membutuhkan persetujuan dari Ketua Program Studi dan bukti pendukung.
C.3. SOP Layanan Ujian Susulan
- Pengajuan Permohonan oleh Mahasiswa
Mahasiswa harus mengajukan permohonan ujian susulan ke kantor administrasi program studi atau melalui sistem akademik online. Permohonan harus diajukan dalam 3 hari setelah ujian yang terlewat. Formulir ini harus mencantumkan detail mahasiswa (nama, NIM, kode mata kuliah, dan dosen), tanggal ujian yang terlewat, serta alasan ketidakhadiran. - Melampirkan Dokumen Pendukung
Mahasiswa wajib menyertakan dokumen pendukung untuk memvalidasi alasan ketidakhadiran ujian. Ini termasuk surat keterangan dokter untuk alasan kesehatan, surat resmi untuk kegiatan akademik/non-akademik, atau dokumen relevan lainnya untuk situasi keluarga atau keadaan darurat. - Pemeriksaan Awal oleh Administrasi
Staf administrasi akan memeriksa kelengkapan berkas yang diajukan oleh mahasiswa. Jika ada dokumen yang kurang, mahasiswa akan diberi tahu dan diberi waktu untuk melengkapi berkas yang diperlukan. - Persetujuan oleh Dosen dan Ketua Program Studi
Permohonan akan diteruskan kepada dosen pengampu mata kuliah untuk disetujui. Dosen akan menilai apakah alasan yang diajukan sah dan menentukan apakah mahasiswa berhak mengikuti ujian susulan. Persetujuan akhir diberikan oleh Ketua Program Studi. - Penjadwalan Ujian Susulan
Setelah permohonan disetujui, administrasi akan berkoordinasi dengan dosen dan mahasiswa untuk menjadwalkan ujian susulan. Tanggal ujian harus diatur dalam 7 hari setelah persetujuan, kecuali ada keadaan khusus yang disepakati. - Pemberitahuan Jadwal Ujian
Mahasiswa akan menerima pemberitahuan mengenai jadwal ujian susulan, termasuk waktu dan lokasi ujian. Mahasiswa diharuskan mengonfirmasi ketersediaan mereka untuk mengikuti ujian pada jadwal yang telah ditentukan. - Pelaksanaan Ujian Susulan
Ujian susulan akan dilaksanakan dengan kondisi dan panduan yang sama seperti ujian reguler. Format ujian (tertulis, lisan, atau praktikum) akan tetap sesuai dengan ujian asli. - Penilaian dan Pencatatan Hasil
Setelah ujian susulan selesai, dosen akan menilai ujian dan menyerahkan hasilnya ke administrasi akademik. Hasil ujian susulan akan dicatat dalam transkrip akademik mahasiswa sebagai bagian dari proses penilaian reguler.
C.4. Pedoman Penting
- Pengajuan Tepat Waktu: Pengajuan ujian susulan harus dilakukan tidak lebih dari 3 hari setelah ujian yang terlewat. Pengajuan yang terlambat mungkin tidak dipertimbangkan kecuali ada alasan yang sah.
- Kesempatan Sekali: Mahasiswa umumnya hanya diperbolehkan satu kesempatan untuk mengikuti ujian susulan untuk mata kuliah tertentu. Jika mahasiswa tidak hadir pada ujian susulan tanpa alasan yang sah, mereka akan menerima nilai gagal untuk ujian tersebut.
- Tanggung Jawab Penjadwalan: Mahasiswa bertanggung jawab untuk memastikan mereka mengikuti jadwal ujian susulan yang telah ditetapkan.
Dengan mengikuti SOP ini, Program Studi Kesejahteraan Sosial memastikan bahwa mahasiswa yang melewatkan ujian karena alasan yang sah memiliki kesempatan untuk menyelesaikan penilaian mereka tanpa mengganggu progres akademik mereka. Proses ini dirancang untuk adil, transparan, dan mendukung kebutuhan mahasiswa sambil menjaga integritas akademik.
